Phòng Hành chính quản trị

Phòng Hành chính – Quản trị là đơn vị trực thuộc trường Cao đẳng Bách Khoa, có chức năn tham mưu công tác hành chính, quản trị, quản lý cơ sở vật chất, tài sản, an ninh và phục vụ hoạt động chung của Nhà trường.

Giới thiệu phòng Hành chính quản trị trường Cao đẳng Bách Khoa

• Tên đơn vị: Phòng Hành chính quản trị
• Địa điểm đơn vị: Phòng 202, km12 đường Cầu Diễn, phường Xuân Phương, thành phố Hà Nội
• Email: hanhchinh@caodangbachkhoa.edu.vn

Chức năng, nhiệm vụ

Chức năng

• Tham mưu cho Ban Giám hiệu trong công tác hành chính, tổng hợp, quản trị, văn thư – lưu trữ và phục vụ các hoạt động chung của Nhà trường.
• Tổ chức quản lý, khai thác và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị, văn phòng làm việc, ký túc xá và các khu vực thuộc phạm vi quản lý của Nhà trường; đảm bảo điều kiện phục vụ hoạt động đào tạo, quản lý và các nhiệm vụ chuyên môn. Đồng thời, tổ chức thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy, an ninh, trật tự, vệ sinh, phòng chống thiên tai và các hoạt động dịch vụ phù hợp nhằm khai thác hiệu quả nguồn lực, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động và tạo thêm nguồn thu cho Nhà trường.

Nhiệm vụ

1. Công tác hành chính, tổng hợp

• Xây dựng lịch công tác tuần của Nhà trường và kế hoạch làm việc của Ban Giám hiệu; phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức triển khai theo kế hoạch đã được phê duyệt.
• Tổ chức ghi chép, lập biên bản các cuộc họp giao ban của Ban Giám hiệu, giao ban cán bộ quản lý và các cuộc họp cấp Nhà trường thuộc phạm vi được giao phụ trách.
• Theo dõi, giám sát và đôn đốc tiến độ thực hiện các nhiệm vụ theo kế hoạch công tác năm, kế hoạch chuyên môn và các nhiệm vụ đột xuất được Ban Giám hiệu phê duyệt.
• Thực hiện công tác tổng hợp; xây dựng các báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất của Nhà trường; soạn thảo và ban hành thông báo kết luận các cuộc họp của Ban Giám hiệu và các cuộc họp cấp Nhà trường theo phân công.
• Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư và lưu trữ; tiếp nhận, phân loại, chuyển giao và theo dõi văn bản đến, văn bản đi theo đúng quy trình.
• Tham mưu cho Ban Giám hiệu trong việc tiếp nhận, xử lý các văn bản hành chính; quản lý và sử dụng con dấu, chữ ký theo đúng quy định của pháp luật và quy định nội bộ của Nhà trường.
• Thực hiện cấp giấy giới thiệu, giấy đi công tác, giấy chứng nhận, giấy xác nhận và các loại giấy tờ hành chính thuộc thẩm quyền cho cán bộ, giảng viên và nhân viên.
• Thực hiện sao lục, lưu trữ các văn bản do Nhà trường ban hành; kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi phát hành.
• Chuẩn bị báo cáo, tài liệu, bài phát biểu và các nội dung phục vụ Ban Giám hiệu khi có yêu cầu; chuẩn bị các điều kiện cần thiết phục vụ các chuyến công tác của lãnh đạo Nhà trường.
• Phối hợp với Công đoàn và các đơn vị liên quan tổ chức hội nghị, hội thảo, tổng kết năm, lễ kỷ niệm và các sự kiện của Nhà trường.
• Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết; thực hiện việc đón tiếp khách, đối tác, cơ quan và tổ chức đến thăm, làm việc với Nhà trường theo kế hoạch.
• Quản lý, điều phối và sử dụng hiệu quả xe ô tô, phương tiện vận chuyển và các phương tiện phục vụ công tác chung của Nhà trường.
• Phối hợp tổ chức công tác chăm sóc sức khỏe ban đầu, vệ sinh môi trường, phòng chống dịch bệnh và đảm bảo điều kiện làm việc an toàn trong Nhà trường.

2. Công tác quản trị cơ sở vật chất

• Tổ chức quản lý, khai thác và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất, tài sản và trang thiết bị của Nhà trường, bao gồm phòng làm việc, phòng học, phòng thực hành, kho giáo trình, tài liệu và các khu vực chức năng khác.
• Tham mưu cho Ban Giám hiệu trong việc sắp xếp, phân bổ và bố trí sử dụng cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị giữa các đơn vị nhằm đáp ứng yêu cầu đào tạo, quản lý và hoạt động chuyên môn.
• Tổ chức quản lý hoạt động khai thác, cho thuê, liên doanh, liên kết có sử dụng tài sản của Nhà trường theo đúng quy định, đảm bảo sử dụng hiệu quả nguồn lực và tạo thêm nguồn thu khi được phép.
• Tổ chức công tác quản trị văn phòng và vận hành cơ sở vật chất, bao gồm cung cấp điện, nước, vệ sinh, bảo vệ, vận hành tòa nhà và các dịch vụ phục vụ hoạt động chung của Nhà trường.
• Tổ chức và giám sát công tác phòng cháy, chữa cháy; quản lý khu vực trông giữ xe và các phương tiện đi lại thuộc phạm vi quản lý của Nhà trường.
• Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc mua sắm, trang cấp tài sản, thiết bị, vật tư, văn phòng phẩm, hóa chất và các vật dụng phục vụ hoạt động của Nhà trường theo kế hoạch được phê duyệt.
• Quản lý tài sản, trang thiết bị tại các phòng họp, phòng học, phòng làm việc và khu vực chức năng; tiếp nhận và phối hợp xử lý các trường hợp mất mát, hư hỏng tài sản.
• Tổ chức kiểm kê, đánh giá, điều chuyển và thanh lý tài sản theo định kỳ hoặc đột xuất theo quy định.
• Theo dõi hồ sơ, lập sổ sách, thống kê và thực hiện chế độ báo cáo về tình hình quản lý, sử dụng tài sản theo quy định hiện hành.
• Quản lý quà tặng, giấy tờ có giá, các vật phẩm và tài sản liên quan đến hệ thống nhận diện thương hiệu của Nhà trường theo quy định.
• Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt, thiên tai, tìm kiếm cứu nạn và các phương án đảm bảo an toàn trong phạm vi Nhà trường.
• Là đầu mối phối hợp với các đơn vị chức năng, cơ quan công an và chính quyền địa phương trong công tác đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn xã hội và an toàn trong khuôn viên Nhà trường.
• Quản lý văn phòng làm việc, ký túc xá và các khu vực phục vụ người học, cán bộ, giảng viên thuộc phạm vi được Nhà trường giao quản lý.
• Quản lý, sử dụng và bảo vệ hiệu quả tài sản được giao theo đúng quy định của pháp luật và quy định của Nhà trường.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban Giám hiệu Nhà trường.

Hình ảnh cán bộ, chuyên viên phòng Hành chính quản trị